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Programa de Pagamentos e Recibos dos Alunos

Principais Funcionalidades
Rubricas de Alunos
Geração de Agenda
Pagamento e Emissão de Recibo
Débitos diretos
Capitações
Ocorrências
Programa imprime, consulta ou exporta qualquer informação da base de dados
Abertura Automática de Novo Ano Lectivo
Suporte e Assistência Técnica
A partir de
p/consulta

O que faz o programa?

Gestão de um estabelecimento de ensino particular divide-se sempre em duas áreas distintas,a parte pedagógica, que tem o objectivo de controlar a informação académica referente aos alunos na escola e a parte contabilística que gere emissão das mensalidade e a geração dos recibos dos alunos.

A área pedagógica tem como objectivo efectuar o registo e gestão de todos os dados sobre os alunos relativos à sua prestação escolar: a ficha de inscrição, a matricula nas disciplinas, a atribuição de horário, o registo das notas, faltas, sumários, informações intercalares, etc. Esta parte do programa integra-se com todas as necessidades da escola, na emissão de mapas, listagens, pautas, etc. e envio dessas informações ao encarregado de educação ou ao aluno.

A área de pagamentos tem a finalidade de gerir os recibos dos alunos referentes às mensalidades escolares ou outras rubricas completares, tipo: alimentação, aulas apoio,etc. A emissão dos recibos respeita a certificação obrigatória pela AT, o programa está certificado com o nº 451/AT.

Este programa vocacionado e criado de raiz para gerir todas as áreas funcionais de uma instituição de ensino e todos os items inerentes e necessários quer académicos quer contabilisticos. O estabelecimento de ensino particular, aumenta a produtividade e a organização, prestando um serviço de melhor qualidade. É ainda complementado pela gestão da área reservada dos alunos/encarregados de educação e dos professores. Ver área reservada MyEscola

Esta apresentação tem uma descrição detalhada sobre a gestão pedagógica, analise também a página referente ao detalhe da gestão de Recibos e Pagamentos.


A quem se destina

Todas as escolas, colégios, externatos ou outro estabelecimento de ensino particular ou cooperativo que tenha necessidade de gerir a emissão de recibos aos alunos, a sua geração e gestão do seu pagamento. Instituições que se dedicam e preocupam como o seu negócio contratando estas tarefas a profissionais dedicados e competentes.


Descrição detalhada da solução

Administração do programa – Definições Gerais do Programa

Abertura de tabelas de: Nacionalidades, Códigos Postais, Profissões, Habilitações, Tipos de Parentesco, tipos de Ocorrências, códigos de outros estabelecimentos de ensino.

Definição ainda de tabelas com: Referências de Pagamento(Meses), Rubricas de Pagamento, Rubricas de Alunos, Formas de Pagamento,Mensagens para Recibos, Balcões, Series, Tipos de Documento, etc.

Estas tabelas estão relacionadas com a gestão dos restantes dados, descodificando e organizando os dados na base.

A gestão de Pagamentos e Recibos começa na abertura da ficha inscrição do aluno, onde começam a ser gravada e organizada a informação referente a este, assim: O aluno deve efectuar a inscrição, ficha completa onde constam todos os dados pessoais e escolares do aluno, morada, bi, nif, mail, telefone, ultima escola, etc. etc. de seguida deve efectuar a matricula, onde se informa o curso a frequentar, a turma base, o regime, o turno, afectando um horário. Em complemento deve ainda ser efectuada um matricula a cada disciplina do curso que o aluno vai frequentar, aqui pode-se indicar indivualmente a turma e outras informações. Se for apenas para tratamento de pagamentos, podemos dispensar algumas tabelas, por exemplo: a matricula a cada disciplina.

A partir deste momento o aluno surge nas listas de turma, nos horarios, nos livros de ponto, nas pautas, etc. e podemos configurar as rubricas que lhe vamos debitar.

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Tratamentos

Após registadas as informações anteriores, os operadores dispõem de procedimentos e rotinas para efectuar o registo de:

 

Rubricas de Alunos

Recolha da informação sobre as rubricas que se serão debitadas ao aluno ao longo do ano, este registo deve constar o código da rubrica a debitar, o periodo de tempo em que esta deve ser debitada, o desconto que o aluno eventualmente tem e ainda o valor unitário a cobrar, caso seja diferente do valor base da rubrica.

 

Geração de Agenda

Após a recolha das rubricas fixas de cada aluno, é possivel de forma simples, com uma rotina que o programa disponibiliza, gerar a agenda, debitando todos os alunos para uma determinada referência/Mês. Os valores são gravados no extrato do aluno e ficam a aguardar o pagamento. A partir deste momento, o operador pode listar debitos de todos os alunos, resumido ou detalhado, podem prever a receita. É ainda possivel juntar ou registar individualmente as rubricas que o aluno tem de pagar num determinado mês, por exemplo, os almoços, uma viagem de estudo, reprografica, etc. Podem ser enviados avisos, se assim se desejar para os encarregados de educação, a informar dos valores em pagamento. Em caso de atraso pode ainda ser enviar aviso de vensimento informando e vincando o limite atingido e alertar para a sua resolução.

Emissão de listagem de valores em cobrança e valores cobrados.

 

Pagamento e Emissão de Recibo:

O programa dispõe de uma opção de elaboração de recibos intuitiva e de facil utilização, com esta rotina o operador para fazer um recibo, deve indicar ou selecionar um aluno, o programa mostra de imediato os pagamentos em divida e em grelha onde o operador tem de selecionar os que vão ser pagos. Regista o tipo de pagamento e imprime.

Emissão de listagem de recebimentos entre datas, por referência, por rubrica, por turma, por forma de pagamento, detalhada ou resumida. O recibo pode ser enviado ao encarregado de educação por email, se for necessário, assim como toda a informação de Contas Corrente, Faturas, Recibos e Declarações de IRS pode ser colocada na Área Reservada do aluno no website para consulta. Ou em caso de débitos diretos efetuar a comunicação do envio ao banco.

 

Débitos diretos:

Os tratamentos para enviar ao banco a relação de valores a debitar aos alunos, está consolidado no programa, sendo o seu processamento bastante fácil. Aquando da matricula o aluno fornece o NIB e a Autorização de debito direto à escola, é enviada ao banco uma lista informatica com os alunos nesta condição e aos quais irão ser debitados mensalmente os valores ao aluno. Todos os meses após a geração da agenda, o programa gera um ficheiro em formato PS2 que é enviado ao banco para ser debitado ao aluno e creditado à conta da escola. O banco após tratar essa informação envia um ficheiro de retorno com a indicação dos registos processados e tambem a relação dos não processados e o respectivo motivo. Com base nos processados serão de imediato gerados os recibos e enviados por email ao encarregado de educação. Para os registos não processados, pode-se reenviar ao banco ou aguardar que o encarregado de educação pague por outro meio.

Os tratamentos das várias fases deste processo são acompanhadas por listagens de controlo e ainda por envio de emails ao encarregado de educação, a confirmar envios ao banco ou a confirmar o pagamento enviando o recibo emitido.

 

Capitações:

Os Alunos podem submeter ao Ministerio da Educação a comparticipação na mensalidade a pagar. O Programa prevê o registo na ficha do aluno o tipo de contrato “simples” ou “desenvolvimento”, após esta informação deve se efetuado o registo de capitação, onde é indicado o escalão e os valores considerados.

As listagem de escalões, listagem para a D.R.E. e a emissão dos recibos para os encarregados de educação e incluive a impressão do cheque se assim for necessário.

 

Ocorrências:

Registo de Ocorrências com o Aluno (data, hora, descrição, etc.)

 

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Mapas, Relatórios, Consultas e Listagens

Programa imprime, consulta ou exporta qualquer informação da base de dados.

A Consulta à informãção registada está organizada e formatada em função das solicitações exteriores à escola ou para gestão corrente dos dados. Em principio todos os mapas solicitados estão previstos no programa, assim como as listagens necessárias a gestão da escola. Toda a informação listada pode ser exportada para excel, word, pdf ou outro formato de imediato com os dados visiveis na listagem presente.

 

Listagens e etiquetas parametradas.

Criação de Listagens ou modelos de Etiquetas.
Definição de Passagem dados a Documentos Word® ou Folhas Excel®.
Para além das listagens e consultas já definidas no programa, o operador pode criar as suas próprias, ou ainda definir uma emissão em formato de etiqueta para qualquer campo da base.

 

Importação/Exportação

Possivel a importação de conteúdos em folhas Excel® para as tabelas do Programa.
(Importa alunos, professores, notas, faltas, etc., qualquer tabela, qualquer campo).
Conversão de dados de outras aplicações concorrentes.
Exportação total ou apenas de algumas tabelas ou registos, qualquer conteúdo.

 

Abertura Automática de Novo Ano Lectivo

Criação da base dados do Novo Ano Lectivo, passagem dos dados necessários.
Recuperação das tabelas base e das fichas de inscrição.

 

Suporte e Assistência Técnica

Assistência efectuada por técnicos qualificados.
Actualizações automáticas e sistemáticas.
Base de dados de conhecimento com perguntas mais frequentes.
Portal dúvidas e solicitações (tickets), com dicas do sistema, download de novas versões.

 

Backups

Seguranças e Reposições de fácil utilização
(Efectuadas internamente no programa).

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Sistema

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Multi-Posto

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