Programa de Faturação (ERP)

A solução integra tratamentos completos e de fácil utilização para efetuar a Gestão de Stocks e Inventários. Possibilidade de definição de vários armazéns, físico ou virtuais, tipos de negócio, tipos de produto e famílias, que serão configuradas nos artigos. Possível ainda configurar os códigos de lançamentos em stocks, sendo possível indicar se toda a influencia do código na existência e nos preços.

Ficha completa de artigos/produtos. Gestão de código de barras associado, numero de serie, stock mínimo, máximo, ponto de encomenda, existência nos vários armazéns. Definição de preços de compra e compra liquido, 4 preços de venda, preço de venda individual por cliente se necessário, imagens do produto, ficha técnica, com informação completa sobre o produto, etc.

Produtos compostos, elementos de composto ou individual. Movimentação automática de elemento para composto e composto para elementos. Lista de necessidades de stocks dos elementos para compor x produtos compostos. Varias descrições do produto para cada país.

Alteração automática de preços, com base nas novas compras, ajustando automaticamente os preços de venda. Opção para acrescentar ou diminuir x por cento ao preço existente.

Emissão de extrato do artigo com toda a informação sobre a sua movimentação, entradas, saídas, encomendas, consignação, etc. Consultas e pesquisas de movimentos por período, por cliente, etc.

Inventários de valor e de quantidades por período. Gestão dos preços médios, ultimo preço compra ou preço de compra da ficha. Inventário Permanente (posição do stocks a uma data), inventário mensal.

Listagem de artigos com várias ordenações, podendo o operador escolher os campos a apresentar (preços custos, preços de venda, existência, etc. Diário de movimentos de Stock. Analise de lucro bruto. Artigos em rotura, existência nos vários armazéns.

Incorporação da informação sobre o artigo, entidade principal da gestão de stocks, nas restantes opções e funcionalidades dos outros módulos, por exemplo: consultar a quem se vendeu um produto, em que documentos, a que valor médio, margens de lucro bruto, etc.

Os orçamentos e encomendas estão completamente embebidos na solução. A dinâmica da solução integra nas mesmas rotinas os tratamentos referentes a três géneros de documentos: documentos de venda, documentos de compra e documentos internos. Os orçamentos podem ser de fornecedores se forem registados em compras ou ser de clientes se forem registados em vendas, ou seja a solução tanto rege as encomendas dos clientes para mim, como as minhas aos meus fornecedores.

Todos os tratamentos possíveis de executar para vendas, são também os mesmos para compras ou para documentos internos. O programa entende o conceito de conta, que pode ser cliente, fornecedor, vendedor, banco, etc., os documentos são configurados para um dos três géneros e associados a um grupo de contas, a partir daí os tratamentos são efetuados nos mesmos quadros do programa.

A solução permite criar qualquer tipo de documento, configurar o lançamento em stocks, o lançamento em conta corrente, o modelo de impressão associado, o número de vias, etc.. Criado um documento por exemplo: “Pedido”, indicada a conta e os artigos, o mesmo fica a aguardar tratamento, quando o operador o transforma num “orçamento”, criando um novo documento e indicando os preços e condições, está já a marcar o pedido como “transformado” ou seja resolvido. O cliente confirma o orçamento enviado, então o operador transforma o orçamento em “encomenda”, ficando a aguardar a entrega. Quando estiver pronto transforma-se a encomenda em “guia de entrega” ou em “fatura”. Tratamentos normais no dia-a-dia que qualquer empresa tem necessidade de fazer, certo? Mas vejamos o que entretanto a solução disponibiliza aos utilizadores: gestão automática de pendencias ou seja o programa informa a qualquer momento os pedidos que ainda não foram transformados em orçamento, os orçamentos que ainda não foram transformados em encomenda, logo, ainda não foram confirmados, informa ainda as encomendas que ainda não foram faturadas ou entregues, as guias por faturar, etc. etc. Existem listagens e consultas de posição de todos este tipos de documentos, detalhados ou resumidos por conta, por artigo, por período, etc.

A solução saberá informar: qual o pedido de um orçamento, o orçamento de uma encomenda, qual a encomenda de uma fatura, saberá o historial da transformação dos documentos noutros.

Os tratamentos são iguais tanto para compras como para vendas. Em ambos os casos pode ser efetuada uma gestão pormenorizada da pendencia dos documentos.

A Gestão Comercial – VENDAS é o core business desta solução, é por aqui que passa toda a informação pertinente à gestão dos documentos que a empresa emite a clientes. Esta é com certeza uma necessidade de quase todos os clientes que utilizam a solução. A emissão de documentos nesta solução é realmente poderosa mais também muito simples. Os tratamentos desta parte da solução interligam, atualizam e fornecem informação para as restantes partes do programa, por exemplo: os documentos podem efetuar saídas de stock, atualizar os preços nos artigos, debitar ou creditar a conta do cliente, lançar comissão ao vendedor, etc.. Estes procedimentos são previamente configurados em função das necessidades e da forma de gestão a aplicar. O operador para criar um novo documento, apenas tem de se preocupar em indicar a data, o cliente, os produtos, as quantidades e os preços, deixando a aplicação interligar e gerir o resto.

O programa elabora qualquer tipo de documento: orçamento, encomenda, proforma, guias, faturas, ou outro qualquer que se abra e configure na tabela de tipos de documentos. É criada uma serie e numeração para cada balcão, definido um modelo de impressão, configurados os tratamentos a efetuar em stocks e em contas. Para abrir um documento é apenas necessário uma conta de cliente e pelo menos um produto, nada mais. O programa tem um sistema de mensagens que envia ao operador quando este está a elaborar um documento: envia mensagens sobre o cliente, avisos previamente gravados, bloqueios de faturação, aviso de alerta para stock mínimo e máximo, controlo de existência bloqueando a saída se for o caso.

Integração de uns documentos noutros, ao que o programa chama transformação, assim: qualquer documento pode ser transformado noutro, mas apenas uma vez. O conceito de faturação de guias, alargado a todos os tipos de documentos. Com isto o programa pode gerir pendencia de documentos, saber se já foi entregue uma encomenda, o que falta faturar de uma guia, etc.. É possível copiar linhas de um documento para outro quantas vezes se desejar, mas só pode transformar um só vez.

Gestão das comissões de vendedor, é possível configuração da comissão por grupo de artigo ou por artigo, possível alteração automática da comissão no final do mês por atingimento de objetivos.

Gestão dos preços individualmente por cliente, é possível configurar um preço para cada artigo para cada cliente. Gestão inteligente do ultimo preço, assim: cada produto vendido grava um registo com preço e desconto, na próxima venda é sempre proposto o ultimo gravado.

Análise de vendas anual, quantidades ou valores, com soma por meses, agrupamento por tipo de negocio, conta, zona geográfica, etc., permitindo uma informação preciosa na gestão das vendas e da empresa. A emissão de listagens de diário de vendas, por balcão, tipo de documento, período, detalhe e total. Consulta e pesquisa de documentos, listagem de conta corrente de vendedor, taxas de comissões do vendedor, listagem de lucro bruto, totais por conta, analise de posição de encomendas e orçamentos, etc

A Gestão Comercial – COMPRAS incluído no core business desta solução, controla toda a informação pertinente à gestão dos documentos que a empresa recebe de fornecedores. Esta é com certeza uma necessidade de quase todos os clientes que utilizam esta solução. A emissão de documentos nesta solução é realmente poderosa mais também muito simples. Os tratamentos desta parte da solução interligam, atualizam e fornecem informação para as restantes partes do programa, por exemplo: os documentos podem efetuar entradas de stock, atualizar os preços nos artigos, debitar ou creditar a conta do fornecedor, lançar comissão de comprador, etc.. Estes procedimentos são previamente configurados em função das necessidades e da forma de gestão a aplicar. O operador para criar um novo documento, apenas tem de se preocupar em indicar a data, o fornecedor, os produtos, as quantidades e os preços, deixando a aplicação interligar e gerir o resto.

O programa elabora qualquer tipo de documento para fornecedor, documentos que eu envio ao fornecedor ou documentos que este enviou para mim: orçamento, encomenda, proforma, guias, faturas, ou outro qualquer que se abra e configure na tabela de tipos de documentos. É criada uma serie e numeração para cada balcão, definido um modelo de impressão, configurados os tratamentos a efetuar em stocks e em contas. Para abrir um documento é apenas necessário uma conta de fornecedor e pelo menos um produto, nada mais. O programa tem um sistema de mensagens que envia ao operador quando este está a elaborar um documento: envia mensagens sobre o fornecedor, avisos previamente gravados, mensagem de bloqueio, aviso de alerta para stock mínimo e máximo.

Integração de uns documentos noutros, ao que o programa chama transformação, assim: qualquer documento pode ser transformado noutro, mas apenas uma vez. O conceito de faturação de guias, alargado a todos os tipos de documentos. Com isto o programa pode gerir pendencia de documentos, saber se já foi entregue uma encomenda, o que falta faturar de uma guia, etc.. É possível copiar linhas de um documento para outro quantas vezes se desejar, mas só pode transformar um só vez.

Gestão dos preços individualmente por fornecedor, é possível configurar um preço para cada artigo para cada fornecedor. Gestão inteligente do ultimo preço, assim: cada produto comprado grava um registo com preço e desconto, na próxima compra é sempre proposto o ultimo gravado, permitindo verificar se houve alguma alteração desde o último documento.

Análise de compras anual, quantidades ou valores, com soma por meses, agrupamento por tipo de negócio, conta, zona geográfica, etc., permitindo uma informação preciosa na gestão das compras e da empresa. A emissão de listagens de diário de compras, por balcão, tipo de documento, período, detalhe e total. Consulta e pesquisa de documentos, listagem de conta corrente de vendedor, listagem de lucro bruto, totais por conta, análise de posição de encomendas e orçamentos, etc.

A Gestão de avenças e serviços são tratamentos importantes para determinadas áreas de negocio, que prestam serviços cíclicos aos clientes e aos quais cobram uma mensalidade, trimestralidade ou qualquer outro período, este tratamentos são integrados na solução, de forma a minimizar o trabalho e a gestão das faturas a emitir aos clientes.

O operador deve indicar na tabela de serviços as datas e os produtos ou serviços a debitar ao cliente para todo o ano civil, tipo uma agenda de débitos. Com base nessa informação o programa de forma automática e simples irá, a pedido do operador, todos os meses efetuar a fatura para todos os clientes. Gerando um documento na aplicação igual ao que teria de ser efetuado manualmente. A partir daqui a solução integra os documentos na restante gestão, nomeadamente a gestão do pagamento.

A listagem de serviços a faturar pode ser emitida quer para gerir os futuros débitos, que para efetuar planeamentos de receita, quer para verificar os valores em agenda com as faturas emitidas.

É possível ainda efetuar todos estes tratamento para contas de fornecedores, neste caso teria a função de gerir encargos assumidos, tipo contratos ou assinaturas mensais e com isso saber quanto, quando e como irão ser debitados.

A Gestão de Acordos Comerciais são pequenos complementos à informação introduzida mas que dão excelentes controlos, consultas e analises sobre os documentos emitidos a uma determinada entidade baseada num acordo, concurso ou proposta de fornecimento. O controlo dos produtos, quantidades, preços e condições inseridos num orçamento, concurso ou acordo pode ser um tratamento complicado de acompanhar ao longo do tempo em que o mesmo decorre, a gestão dos documentos gerados a partir desses orçamentos, quanto já foi entregue, o que falta, que valores estão a ser faturados, são dúvidas que podem surgir e precisam de respostas imediatas. Para efetuar essa gestão foram integrados tratamentos na solução, de forma a simplificar o acesso a essas respostas, assim: ao elaborar um documento, o operador informa uma referência ou pedido base (acordo ou contrato), ao longo de todos os tratamentos esse campo é passado automaticamente entre os documentos estabelecendo um forma de os ligar e conseguir assim obter informação sobre todos os documentos de um mesmo contrato.

O operador pode emitir listagens de pendentes referentes a um determinado acordo comercial, saber sempre nas listagens de qual acordo o pendente pertence. Consultar o encadeamento dos documentos emitidos para um mesmo acordo, por exemplo: saber as guias pertencentes a um acordo e estão todas faturadas, saber das faturas de um acordo quais as que faltam liquidar, etc.

É possível ainda efetuar todos estes tratamento para contas de fornecedores, neste caso teria a função de gerir acordos comerciais assumidos com fornecedores, efetuar todo o tipo de consultas e controlos que executamos para os clientes.